KVKK Aydınlatma Metni

HRMarge, kendi müşteri hesabı, iletişim, sözleşme, faturalandırma ve platform güvenliği süreçlerinde veri sorumlusu olabilir. İşveren müşterilerin çalışan verileri bakımından veri sorumlusu kural olarak ilgili işverendir; HRMarge bu verileri işverenin belgelenmiş talimatları doğrultusunda veri işleyen olarak işler. Tarafların kesin rol ve yükümlülükleri hizmet ve veri işleme sözleşmesinde belirlenir.

Veri sorumlusu iletişim: [email protected]

HRMarge platformu kapsamında işlenen kişisel veri kategorileri:

• Kimlik: Ad, soyad, TC kimlik no, doğum tarihi, kullanıcı adı, sicil numarası, kart numarası.
• İletişim: E-posta, telefon, adres.
• Özlük: Departman, pozisyon, işe giriş/çıkış tarihi, vardiya bilgisi.
• Devam takibi: Giriş/çıkış zamanları, geç kalma süreleri, mesai/izin/tatil bilgileri.
• Biyometrik (cihaz tarafında): Parmak izi, yüz şablonu — HRMarge sunucularında saklanmaz, sadece doğrulama sırasında PDKS cihazında işlenir.
• İşlem güvenliği: IP adresi, oturum bilgileri, log kayıtları.

İşleme amacı ve hukuki sebep veri kategorisine ve veri sorumlusunun sürecine göre belirlenir. HRMarge'ın veri sorumlusu olduğu işlemlerde KVKK'nın 5. ve gerekiyorsa 6. maddesindeki uygun işleme şartları esas alınır. Çalışan verilerinin hukuki sebebini belirleme ve çalışanı aydınlatma yükümlülüğü, veri sorumlusu olan işverene aittir. Başlıca işleme amaçları şunlardır:

• İşveren ile çalışan arasındaki hizmet sözleşmesinin ifası (mesai takibi).
• Bordro/puantaj hesaplaması ve yasal SGK bildirimleri için veri üretimi.
• Şirket içi disiplin ve devam politikalarının uygulanması.
• Sistemin teknik güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi ve denetim kayıtları.

Kişisel veriler, amaçla sınırlı ve gerekli güvenlik tedbirleri uygulanarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Hizmet sözleşmesinde belirtilen bulut, yedekleme, e-posta, SMS, ödeme ve hata izleme sağlayıcıları.
• Müşterinin tercih ettiği bordro yazılımı; müşterinin doğrudan başlattığı dışa aktarım dosyaları aracılığıyla.
• Yetkili kamu kurum/kuruluşları — yalnızca yasal zorunluluk halinde.

Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda KVKK'nın 9. maddesindeki şartlar ve uygun güvenceler uygulanır; aktarım ayrıntıları ilgili sözleşme ve aydınlatma metninde belirtilir.

Her veri kategorisi, işleme amacı ve ilgili mevzuat için gerekli azami süre boyunca saklanır. İşleme şartları ortadan kalktığında veriler, uygulanabilir saklama ve imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Sözleşme sona erdiğinde iade ve imha takvimi müşteri sözleşmesi, veri işleme sözleşmesi ve yasal saklama yükümlülüklerine göre uygulanır.

İlgili kişi olarak HRMarge'ye başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilirsin:

• Kişisel verinin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve uygunluğunu öğrenme.
• Aktarıldığı 3. tarafları öğrenme.
• Eksik/yanlış verilerin düzeltilmesini isteme.
• Şartlar oluştuğunda silme veya yok edilmesini isteme.
• Otomatik sistemlerce yapılan analizlere itiraz etme.

HRMarge'ın veri sorumlusu olduğu işlemler için başvuru adresi: [email protected] adresine, talebin niteliğini ve kimliğin doğrulanmasına yeterli bilgiyi içeren başvuru gönderilebilir. Çalışan özlük verileriyle ilgili başvurular öncelikle veri sorumlusu işverene yöneltilmelidir. Başvurular KVKK'nın 13. maddesindeki süre ve usule göre sonuçlandırılır.

HRMarge bu aydınlatma metnini gerekli durumlarda güncelleyebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada erişilebilir; önemli değişiklikler hesap sahiplerine e-posta ile bildirilir.